5 ideas para hacer que las reuniones sean más productivas
Una reunión ineficiente tiene costes para la empresa, no solo económicos por el tiempo que los empleados les dedican o por el trabajo que podrían haber realizado en ese tiempo, sino también porque perjudica la motivación de los que participan en ella. En cambio, cuando las reuniones funcionan bien y se logran mejor los objetivos, los trabajadores se sienten más capacitados y competentes y mejora su compromiso con la organización.
¿Cómo mejorar los resultados de una reunión?
Propongo cinco prácticas para conseguirlo, derivadas de las conclusiones de este estudio:
- Organizarla correctamente: distribuir un orden del día por anticipado, explicitar los objetivos, explicar a cada individuo por qué se le invita y cuál se espera que sea su contribución. Esto mejorará la motivación de las personas para asistir a la reunión y «hacerlo bien», lo cual a su vez estimula a prepararse a fondo para la reunión y participar en ella de manera más eficaz.
- Vigilar los aspectos más tangibles: empezar y acabar con puntualidad, que las instalaciones sean adecuadas y que la tecnología funcione adecuadamente.
- Liderar correctamente la reunión: debe haber un responsable claro que centre la discusión, haciendo explícitos los objetivos de la reunión y evitando que los discursos se desvíen demasiado del tema; debe alentar la participación de todos, retornar información después de la reunión y hacer seguimiento de lo acordado y de su posterior ejecución. También debe ir con cuidado para evitar la comunicación unidireccional (solo él o ella habla y el resto escucha) y no utilizar nunca las reuniones para criticar de manera no constructiva o generar conflicto. El sentido del humor y un poco de conversación informal inicial pueden ayudar a establecer el clima adecuado.
- Mostrar una actitud positiva por parte de los participantes: la motivación y el respeto por las aportaciones de los demás son clave. Es importante que estas actitudes sean auténticas, puesto que si los asistentes ponen buena cara para quedar bien delante de los directivos presentes, no habrá un verdadero compromiso con las decisiones que resulten de la reunión. Para conseguirlo, es necesario que los jefes establezcan un clima de confianza.
- Obtener un "output": hay que demostrar que la reunión ha servido para algo. Hacer un acta de los temas tratados y acordados, de las decisiones tomadas y las responsabilidades asignadas a cada trabajador, y hacer un seguimiento de los objetivos o tareas que han se han extraído.
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